導入事例

目標・課題

状況

毎日、メールを探して添付を保存し、フォルダ分けして、Excelへ転記して、PDFも処理する——。
この一連の作業が、担当者の時間と集中力を静かに削る「定型業務」になっていました。

目標

• メールを起点に発生する事務作業（見積・製作・請求）を、毎日自動で回せる状態にする
• 作業の抜け漏れや、保存ルールのバラつきなどの属人化を減らす
• 夜間や定期実行を活用し、翌朝には処理が終わっている運用にする

課題

• メールからの取得・保存・転記が多く、手作業ミスが起きやすい
• 請求書PDFが溜まると、処理が追いつかず月末が重くなる
• キャンセル案件が混ざると、転記後の修正に手間がかかる

解決策のご提案

メール運用を起点に、
「取得 → 保存 → 仕分け → 転記 → 集計 → 印刷 → 例外除外」までをRPAでつなげる仕組みを構築しました。

• 営業時間内：定期実行で“その日の分”を回す
• 夜間：まとまった転記（約100件規模）を自動で処理
• 月次：毎月1日にシート生成・繰越を自動化

現場が止まらないように、定期実行／夜間バッチ／月次更新を組み合わせた運用設計にしています。

具体的な支援内容

9つのシナリオを自動化しました

メール本文のリンクから関連ファイルを自動取得・格納
→ 「探す／クリック／保存／解凍／配置」をまとめて自動化

添付ファイルを条件別に仕分け・命名して自動保存
→ 保存ルールを統一し、ミスと属人化を削減

必要データを自動転記し、帳票として保存（夜間実行可）
→ まとまった転記作業を営業時間外に回し、日中負荷を軽減

依頼メールから情報取得→書類へ反映→所定フォルダへ保存
→ “転記待ち”や手戻りを減らし、処理の流れをスムーズに

PDFの取り込み・必要な変換を挟んで自動転記
→ 「溜まるほど重い」処理を自動化し、締め作業を平準化

添付Excel等から必要情報を抽出し、自動集計
→ “毎日積み上がる集計”をその日のうちに更新

月次：当月シート作成＋前月未処理分の繰越を自動化
→ 月初の“儀式”をゼロにして、継続運用を安定化

条件に合う帳票のみ自動出力（印刷・保存）
→ 必要なときだけ確実に出力し、現場対応を安定化

例外（キャンセル等）の判定・隔離で後続処理から除外（検証中）
→ 例外混入による手戻りを、仕組みで防止

成果

• 夜間・定期実行により、翌朝には処理が終わっている状態を作れる
• 保存・転記ルールを統一し、属人化とミスを削減
• メール起点業務を一気通貫で自動化し、「探す／開く／保存／転記／印刷」から担当者を解放
• キャンセル除外など、運用で詰まりやすい例外まで設計対象にできる